① Reisedaten ›
Die Nummer wird zentral vom Server vergeben (Format Jahr-Kürzel-Nr., z. B. 2026-TL-001) und kann nie doppelt sein. Dein persönliches Kürzel legst du einmal an. Offline erfasst? Dann vergibt der Server die Nummer automatisch beim Senden.
Die Länder für die Verpflegungspauschale (auch mehrere) wählst du weiter unten in der Sektion „🍴 Verpflegungspauschale".
② Vorschuss ›
Nur ausfüllen, wenn du einen Reisevorschuss erhalten hast.
③ Belege ›
Beleg zuerst hochladen
Belege (Fotos/PDF) zuerst hochladen – dann unten öffnen und mit „➕ Eintragen" als Beleg-Zeile übernehmen (Datum, Betrag, Kategorie). Mehrere Dateien auf einmal möglich. Der bisherige Weg über „+ Beleg hinzufügen" bleibt.
🗂️ Beleg-Ordner (OneDrive) ›
Belege liegen im gemeinsamen OneDrive – so bleiben sie in voller Qualität und die Buchhaltung öffnet sie per Klick. Fotos direkt in der App sind zusätzlich weiter möglich (Abschnitt Belege).
1) Ordner öffnen · 2) „Neuer Ordner“ · 3) Namen einfügen · 4) im neuen Ordner „Teilen → Link kopieren“ · 5) Link unten einfügen.
🍽 Bewirtungsbeleg ›
Eigenbeleg nach § 4 Abs. 5 Nr. 2 EStG. Die maschinelle Restaurantrechnung (mit TSE) muss zusätzlich aufbewahrt und beigefügt werden – dieser Beleg ersetzt sie nicht, sondern ergänzt sie um Anlass und Teilnehmer.
„Geschäftsessen" reicht dem Finanzamt nicht – Projekt/Thema konkret benennen.
Hinweis 2026: MwSt. auf Restaurant-Speisen seit 01.01.2026 7 % (vorher 19 %). Geschäftliche Bewirtung ist zu 70 % als Betriebsausgabe abziehbar, Vorsteuer zu 100 %. Bei Rechnungen über 250 € muss dein Name auf der Restaurantrechnung stehen. Aufbewahrung 10 Jahre. — Keine Steuerberatung; im Zweifel deinen Steuerberater fragen.
🍴 Verpflegungspauschale ›
Steuerfreie Verpflegungspauschale nach § 9 Abs. 4a EStG. Tage werden automatisch aus Reisebeginn/-ende berechnet. Bei Auslandsreisen gelten die BMF-Sätze ab 01.01.2026.
Nicht aufgeführte Länder → es gilt automatisch der Satz für Luxemburg (BMF).
Mehrere Länder in einer Reise: Trag das Datum ein, ab dem du im nächsten Land warst. Steuerlich zählt für den Wechseltag das Land, das du an diesem Tag vor Mitternacht erreicht hast – das rechnet die App automatisch so.
Wurde am An- bzw. Abreisetag in Deutschland übernachtet, gilt für diesen Tag der deutsche An-/Abreisesatz (14 €) statt des Auslandssatzes.
Trage nur Mahlzeiten ein, die tatsächlich gestellt und eingenommen wurden (z. B. Hotelfrühstück, vom Kunden bezahltes Mittagessen). Wurde kein Frühstück angeboten oder nicht genommen, hier nichts eintragen. Die Kürzung erfolgt automatisch vom Tagessatz des jeweiligen Landes. Hotelfrühstück, das du beim Übernachtungsbeleg mit „inkl. Frühstück" markierst, wird bereits automatisch gekürzt – hier dann nicht noch einmal eintragen.
∑ Zusammenfassung ›
✍ Unterschrift ›
Die Unterschrift erscheint auf der Reisekostenabrechnung und – falls vorhanden – auch auf dem Bewirtungsbeleg.
Mit dem Finger unterschreiben
Bestätigt die Richtigkeit der Angaben
Erzeugt ein kleines PDF ohne angehängte Belege. Die Belege bleiben auf dem Server und werden über einen geheimen Link bereitgestellt – ideal für den Steuerberater, wenn das Mailprogramm große Anhänge nicht mag.
Geräte-Abgleich ohne Server: exportiere den Stand als Datei und importiere ihn auf einem anderen Gerät (z. B. über deine Cloud oder per Mail).
🗂️ Archiv & Sammel-PDF ›
Fertige Abrechnungen hier ablegen, später wieder öffnen und mehrere gebündelt als ein Sammel-PDF an das Steuerbüro senden. Die Ablage liegt lokal auf diesem Gerät – der Monatsversand ans Steuerbüro bleibt die dauerhafte Aufbewahrung.
Ohne Auswahl wird der aktuell gefilterte Monat verwendet. Das Sammel-PDF enthält alle gewählten Abrechnungen inkl. Belegfotos hintereinander.
📁 Meine gesendeten Abrechnungen ›
Hier siehst du deine eigenen Abrechnungen, die schon an die Buchhaltung gesendet wurden. Offene kannst du zum Nachbessern laden. Abgearbeitete sind gesperrt – wenn du etwas ändern musst, bitte die Buchhaltung um Freigabe („wieder öffnen").
📤 An Buchhaltung senden ›
Sendet die aktuelle Abrechnung an die zentrale Buchhaltung (Cloudflare). Die Buchhaltung sieht sie dann automatisch, ohne dass du etwas mailen musst.
📥 Buchhaltung: Eingegangene Abrechnungen ›
Nur für die Buchhaltung. Passwort eingeben, um alle eingegangenen Abrechnungen zu sehen.
Nur auf dem eigenen Bürorechner setzen. Das Passwort wird dann in diesem Browser gespeichert – wer Zugriff auf den Rechner hat, kommt damit in die Buchhaltung. Abmelden geht jederzeit über den Knopf oben rechts in der Liste.
Ohne Auswahl wird der gefilterte Monat gebündelt. Enthält alle Belegfotos.
Prüfung: doppelte Belege
Sucht Abrechnungen, in denen derselbe Beleg mehrfach vorkommt (gleiches Datum, Betrag, Kategorie und Bemerkung). Solche Dubletten konnten in älteren App-Versionen beim erneuten Öffnen einer Abrechnung entstehen – dadurch war die Summe zu hoch.
🛠️ Admin: Personen & OneDrive ›
Nur für den Admin. Mit dem Buchhaltungs-Passwort anmelden.
Personen
Neue Person anlegen
Zentraler OneDrive-Basisordner
⚙️ Sync-Einstellungen ›
Einmalig einrichten. Diese Angaben bekommst du von der Person, die das Cloudflare-Backend aufgesetzt hat.
Der Sende-Schlüssel erlaubt nur das Hochladen, nicht das Lesen. Das Buchhaltungs-Passwort wird nicht gespeichert, sondern bei jeder Anmeldung neu eingegeben.
🔄 Meine Geräte synchronisieren
Trag denselben Sync-Code einmal auf Handy und PC ein. Danach ist deine aktuelle Abrechnung automatisch auf beiden Geräten gleich – du erfasst unterwegs am Handy und schließt am PC ab. Fotos laufen über OneDrive. Der Code ist nur für deine eigenen Geräte.
Wer den Code kennt, sieht deine aktuelle Abrechnung. Halte ihn privat und wähle einen ausreichend langen Code.